La pandemia por el Covid-19 ha revolucionado la manera en que se vive el trabajo y cómo empieza a permear en nuestra vida diaria y profesional.
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Al principio surgieron las dudas si la oficina iba a seguir siendo relevante y para saber cuál es la tendencia actual platicamos con Daniel Ordóñez Peniche, placemaking specialist en Herman Miller.
¿Cuáles fueron los principales aprendizajes con esta reconfiguración laboral que trajo la pandemia?
— Algo de lo que aprendimos en todo este tiempo es que la oficina debe tener un balance en experiencias que para Herman Miller son clave, la primera de ellas está enfocada a que las personas conecten y vuelvan a desarrollar para engrandecer estas conexiones que tienen, no solamente con sus equipos directos, porque la tecnología permite estar conectados.
Pero ¿qué sucede con esta red que se sale de tu equipo directo? personas con las que no se tenía una relación tan directa en el día a día, pero sí una conexión social, el ser humano es social por naturaleza y las oficinas deben entender esto y abrazarlo creando espacios que permitan tener esta actividad a los empleados.
Socializar dentro de la oficina es algo que debe de suceder y no se debería de limitar. Socializar dentro de la oficina permite generar vínculos, no solamente con las personas, sino también con la marca.
¿Qué función cumple cada espacio en el trabajo?
— Los espacios de amenities deben pensarse para generar comunidad, se puede tomar un café, el almuerzo, a la vez que se socializa.
Las salas de reunión se tienen metalizadas como un espacio donde hay una mesa central, mobiliario alrededor y elementos que permiten compartir y/o generar información, como los pizarrones, pero ¿qué sucede cuándo queremos llevarlo más allá y queremos que se adapte a nuestras necesidades?
La intención de tener un mobiliario más flexibles amigable es para que se pueda jugar y no tener que adaptarse al mobiliario.
Esto permite unirse, separarse o acomodar según las necesidades para que la información no se concentre solamente hacia un punto, ya no está todo hacia el frente o una sola pantalla, sino la información y las herramientas empiezan a desenvolverse en todo el espacio para que no se tenga ningún tipo de limitante.
Mucho de lo que se quiere de una oficina no necesariamente tiene que estar reflejado en un ambiente corporativo porque a veces se desea crear un ambiente como el que se tiene en casa, porque este está diseñado para generar confianza y comodidad.
Todo gira en torno a la experiencia, si se crea un espacio que realmente invite a retornar, porque si los empleados le ven el valor, entonces va a querer estar en la oficina porque esta le ayuda a desenvolverse, a socializar, a tener reuniones.
Nuestros estudios de análisis de ocupación para una sala de reunión arrojan que no la usan más de cuatro personas y por eso es necesario diseñar salas de reuniones que respondan a esa necesidad y no sub utilizar los metros cuadrados que cada día son más valiosos.
¿A qué se debe enfocar el mobiliario?
— El mobiliario de oficina de hoy se enfoca a brindar el look que la empresa necesite, desde la silla corporativa con la mejor tecnología o sillas plegables de material reciclable y con la gama necesaria para responder a cualquier tipo de actividad, además, se pueden agregar elementos como tapetes y accesorios.
Se debe entender bien la parte ergonómica para diseñar elementos que pueden soportar a una persona de manera cómoda durante más de ocho horas y por eso se han creado sillas muy robustas que prácticamente generan una espina dorsal adicional, hasta sillas en malla porque está pensada en que el cuerpo respira y que lo que incomoda es que mientras se está sentado se generan puntos de calor y esto hace que se distraiga la persona y este tipo de silla ayuda a que el cuerpo humano pueda respirar.
Respecto a nuevos materiales, el mobiliario tiene cierto porcentaje de material reciclado y en algunos casos hechos enteramente de plástico recuperado del mar.
Para ser enteramente sustentable, se lleva la investigación no solamente para ayudar al ser humano a desenvolverse adecuadamente en el ambiente laboral, sino también al cuidado del planeta.
¿Y para el trabajo en casa?
— Para los espacios de trabajo en casa se pueden adquirir cubículos y generar el ambiente que se necesite. Lo más sencillo puede ser una mesa y una silla hasta adquirir una mesa con ajuste de altura, un brazo que ayude a manejar una mejor postura.
Cuando se habla de ergonomía, algunas personas tienen la idea que todo se reduce a una silla, pero en realidad, se trata de la postura de las personas y en ello intervienen otros elementos como tener al alcance las cosas, tener una silla con ajuste de altura.
Hay que entender que las personas se rodean de las cosas que le gustan para trabajar en casa como los accesorios, el arte o la biofilia.
¿Cómo se logra que el mobiliario cumpla con las funciones para las que realmente se necesita?
— De lo que hemos aprendido en este tiempo es que el mobiliario tiene que ser flexible así como los espacios que se usan para trabajar.
Los elementos que antes eran rígidos y no se podía hacer gran cosa alrededor de ellos, ahora empiezan a tener ciertas características de dinamismo y flexibilidad, ahora hay mesas con ruedas que permiten tener una reunión de cuatro personas, pero si en el futuro se necesitan integrar más, se puede hacer a un lado la mampara móvil y este espacio puede satisfacer las necesidades para un día reunir a ocho personas y por la tarde, dividirlo y tener grupos independientes.
Los pizarrones, donde se anotó la lluvia de ideas o se dejaron los post it, se pueden llevar a otros espacios y así se deja libre el lugar para que otras personas lo puedan utilizar.
¿Por qué una persona preferiría ir a trabajar a la oficina, en lugar de hacerlo desde su casa?
— Primero hay que entender que no todas las personas tienen la misma situación de vida y esto puede ser porque viven con hijos menores de 12 años o porque se vive con tres roomies o porque no se cuenta con el espacio suficiente para crear uno dedicado al trabajo.
Muchas son las razones que pueden haber para que una persona no trabaje bien desde su casa, pero se deben de atender esas necesidades proporcionándoles el mobiliario adecuado.
¿Qué pasa con la necesidad de tener algo de privacidad en ciertos momentos del trabajo?
— Los que tienen el privilegio de tener una oficina cerrada generalmente es por temas de jerarquía y eso no debiera ser así, porque, en la experiencia de las personas, a veces se requiere total concentración, sin distracciones visuales o auditivas entonces se deben crear espacios privados, sin dueños, y que sean bajo demanda para que todo aquel que requiera privacidad, la pueda tener cuando la requiera y que esto no sea un privilegio, sino que sea algo más democrático.
¿El espacio disponible en cualquier oficina, se ha vuelto más valioso?
— El espacio de trabajo debe permitir a las personas regresar a sus raíces y explorarlo, para empezar a ver ventajas, tal vez se usaba el espacio que ya se usaba porque funciona, pero a lo mejor no se ha probado otro que ofrece mayores ventajas y esto es lo que se debe enfatizar a los usuarios.
Al entrar en dinámicas de trabajo híbrido, es decir, darle la autonomía las personas para que puedan decidir dónde, cuándo y cómo trabajar, las oficinas se plantean qué hacer con esos espacios que no se utilizan cuando las personas no acuden a ellas.
En 2019 la tendencia iba a plantas abiertas, aunque también estaba enfocada a la eficiencia y la idea era que, mientras más personas pudieran entrar en los metros cuadrados disponibles, quería decir que se estaba utilizando mejor el espacio, pero ahora la idea es bajar la densificación porque los lugares de trabajo ya no son individuales por lo que la oficina, se ha vuelto más viva.
La idea es dar más espacio para que la gente se desenvuelva.
¿Pero qué pasa con ese sentido de pertenencia del espacio que aún se vive en muchas oficinas?
— Tiene que ver con la cultura de trabajo. Las nuevas generaciones ya traen en su backpack todos sus artículos personales que pudieran llegar a necesitar, por lo que esto más bien se trata de empezar a romper límites o paradigmas.
Venimos desde primaria conociendo que debemos tener un lugar asignado, pero para ver los beneficios, las empresas tiene que darle esos beneficios dándoles un lugar para explorar, pero si todo es igual, los empleados se seguirán sentando en el mismo lugar de siempre.
Por eso, los espacios deben pensarse para diferentes necesidades, para socializar, para tener algo de privacidad cuando se requiera o lugares donde no haya distractores visuales o auditivos.
